Aller au contenu Une politique de voyage d’entreprise est un ensemble structuré de directives internes définissant la manière dont les déplacements professionnels sont planifiés, approuvés, exécutés et suivis.
Une politique de voyage d’entreprise bien structurée est un outil de gouvernance fondamental pour les organisations gérant leur mobilité internationale. Elle garantit que les déplacements professionnels sont réalisés de manière sûre, efficace et conforme, depuis la planification avant le départ jusqu’à l’évaluation post-voyage.
Cette politique offre un cadre cohérent pour :
- les obligations de devoir de protection envers les employés ;
- la conformité aux exigences légales, fiscales et réglementaires.
Elle définit également les attentes en matière de comportement des employés lors des déplacements professionnels et établit des procédures pour assurer leur sécurité et leur bien-être à tout moment. Dans ce contexte, la mise en œuvre de processus structurés alignés sur les lignes directrices de la norme UNI ISO 31030 représente une norme de plus en plus reconnue pour une gestion efficace des risques liés aux voyages.
Politique d’évaluation des risques liés aux voyages
Un élément central de toute politique de voyage d’entreprise est le cadre d’évaluation des risques liés aux voyages, conçu pour identifier, évaluer et atténuer les risques associés à la mobilité internationale.
Cela inclut, entre autres :
- les risques géopolitiques et de sécurité ;
- les risques sanitaires et épidémiologiques ;
- les risques environnementaux et de catastrophes naturelles ;
- les limitations spécifiques aux pays en matière d’infrastructures et de réponse d’urgence.
En évaluant proactivement ces facteurs, les entreprises peuvent mettre en place des mesures préventives qui réduisent les perturbations opérationnelles et renforcent la protection des employés.
Cadre juridique et de conformité
Les politiques de voyage d’entreprise sont étroitement liées aux obligations légales de l’employeur en vertu du droit italien, en particulier dans le Code civil italien (art. 2087), qui impose aux employeurs de protéger la santé et la sécurité des employés, y compris lors des missions et déplacements professionnels à l’étranger.
L’interprétation n° 11/2016 du Ministère du Travail en Italie renforce le devoir de prévention et l’évaluation adéquate des risques dans le cadre des obligations de santé et de sécurité au travail.
Une politique de voyage pleinement conforme sur le plan juridique contribue à :
- réduire l’exposition à la responsabilité civile, en particulier en lien avec les obligations de sécurité au travail ;
- réduire les risques de responsabilité pénale pour les dirigeants et la direction en cas de défaillance dans la prévention ou l’évaluation des risques ;
- évaluer et gérer correctement le « dommage différentiel » (danno differenziale), c’est-à-dire la partie des dommages potentiellement réclamée au-delà de la couverture de la sécurité sociale en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle à l’étranger ;
- s’aligner sur les devoirs structurés de prévention des risques exigés par les cadres applicables en matière de santé et de sécurité au travail.
Dans cette perspective, l’adoption d’un processus de gestion des voyages basé sur les risques et conforme à la norme ISO 31030 n’est pas seulement une bonne pratique, mais aussi un outil clé de gouvernance pour garantir la responsabilité organisationnelle et la défensabilité juridique.
En plus des obligations légales, une politique de voyage structurée et conforme permet également aux organisations de protéger efficacement leurs employés, de réaliser des économies sur la continuité opérationnelle et d’être équipées pour gérer proactivement les risques pendant les déplacements.
Fonctionnalités d’Atlasposting pour la gestion des risques liés aux voyages
Atlasposting accompagne les organisations dans la mise en œuvre opérationnelle d’un cadre de gestion des risques liés aux voyages conforme et basé sur les données.
La plateforme intègre des sources gouvernementales et institutionnelles continuellement mises à jour pour fournir des informations exploitables et des indicateurs de risque en temps réel, notamment :
- Vaccinations obligatoires : Atlasposting fournit des informations à jour sur les vaccinations requises ou recommandées en fonction des réglementations et des conditions épidémiologiques du pays de destination.
- Indices de liberté et de sécurité conçus pour évaluer les conditions au niveau des pays, telles que la stabilité politique, les libertés civiles et l’environnement sécuritaire.
- Comparaisons des systèmes de santé nationaux et de leur accessibilité : Atlasposting évalue :
- la disponibilité des services médicaux ;
- la capacité de réponse d’urgence ;
- la fiabilité des infrastructures.
- Systèmes d’alerte en temps réel pour recevoir des mises à jour en temps réel sur l’évolution des conditions dans le pays de destination, et soutenir une prise de décision rapide en cas de risques émergents (par exemple, instabilité politique, catastrophes naturelles, alertes sanitaires).
Exemple concret : Pourquoi intégrer Atlasposting dans la politique interne d’évaluation des risques liés aux voyages d’une entreprise
Une entreprise basée en Italie envoie régulièrement des employés à l’étranger pour des missions professionnelles de courte durée, des visites clients, des travaux d’installation et des réunions commerciales. Jusqu’à présent, la politique interne de voyage de l’entreprise exigeait uniquement des employés qu’ils obtiennent l’approbation de leur manager et réservent leurs voyages via les canaux corporatifs habituels.
Cependant, cette politique ne comprenait pas de procédure structurée pour évaluer les risques du pays de destination avant le départ.
Situation pratique
Un employé doit se rendre dans un pays non membre de l’UE pour un voyage d’affaires de cinq jours afin de visiter un site client. La destination n’est pas considérée comme une zone de guerre, mais elle présente plusieurs risques potentiels, notamment :
- des manifestations politiques récentes ;
- des recommandations en matière de santé et de vaccination ;
- des niveaux élevés de pollution dans la ville de destination ;
- des problèmes de sécurité locaux ;
- des alertes possibles de catastrophes naturelles ;
- des infrastructures de santé limitées dans certaines zones.
Sans outil structuré, l’équipe RH et le responsable des voyages peuvent ne pas avoir une vue d’ensemble complète ou actualisée de ces risques avant d’autoriser le voyage.
Pourquoi Atlasposting est important
En intégrant l’évaluation des risques Atlasposting dans la politique interne de voyage de l’entreprise, celle-ci introduit une étape formelle avant le départ de l’employé.
Avant d’approuver le voyage, l’entreprise peut utiliser Atlasposting pour :
- vérifier le niveau de risque de la destination via des cartes des risques mises à jour ;
- accéder à des informations spécifiques sur les risques du pays ;
- recevoir des conseils pratiques sur la sécurité, la santé et les risques locaux ;
- documenter qu’une évaluation préventive a été réalisée ;
- surveiller la destination pendant le séjour de l’employé grâce aux alertes ;
- fournir à l’employé des informations pertinentes avant le départ.
Risques sans Atlasposting
Si l’entreprise envoie l’employé à l’étranger sans évaluation structurée et qu’un incident survient, l’entreprise pourrait avoir du mal à prouver qu’elle a correctement évalué les risques liés au voyage.
Par exemple, si l’employé est confronté à une urgence médicale, un problème de sécurité ou une perturbation locale, l’employeur pourrait être amené à démontrer :
- quelles informations ont été vérifiées avant le départ ;
- si l’employé a été informé des risques ;
- si des mesures préventives ont été envisagées ;
- si la destination a été surveillée pendant le voyage ;
- si la décision de voyage était cohérente avec le devoir de protection de l’entreprise.
Avantage pour l’entreprise
L’ajout d’Atlasposting à la politique interne d’évaluation des risques liés aux voyages permet à l’entreprise de passer d’un processus d’approbation informel à une procédure de gestion des risques documentée et traçable.
Une clause de la politique pourrait stipuler : « Avant tout voyage d’affaires international, mission ou détachement, l’entreprise effectuera une évaluation des risques de la destination via Atlasposting. Cette évaluation inclura l’examen des cartes des risques disponibles, des rapports spécifiques au pays si nécessaire, et des alertes pendant le séjour de l’employé à l’étranger. Le résultat de l’évaluation sera pris en compte avant l’autorisation du voyage et sera conservé comme preuve du processus de devoir de protection de l’entreprise. »
Conclusion
Intégrer Atlasposting dans la politique d’évaluation des risques liés aux voyages de l’entreprise est important, car cela aide l’employeur à identifier, évaluer, documenter et surveiller les risques liés aux voyages internationaux. Cela soutient également les équipes RH, HSE et de direction dans la prise de décisions plus éclairées avant d’envoyer des employés à l’étranger, en particulier dans des destinations où les risques sanitaires, de sécurité, géopolitiques ou environnementaux pourraient affecter leur séjour.