Las sociedades italianas pueden necesitar presentar su escritura de constitución, sus estatutos vigentes o ambos documentos para abrir una sucursal en el extranjero, establecer una relación bancaria o completar una operación societaria.
Antes de solicitar una apostilla, legalización o traducción, identifica la versión correcta de cada documento. Después, confirma qué tipo de copia acepta la autoridad, el banco o la organización extranjera.
Escritura de constitución y estatutos sociales
La escritura de constitución (atto costitutivo) documenta la constitución de la sociedad. Los estatutos sociales (statuto) establecen sus normas de organización y funcionamiento. Según la forma jurídica de la sociedad, la escritura puede contener directamente estas normas o incorporar los estatutos como anexo.
Los documentos constitutivos originales no reflejan necesariamente la situación actual de la sociedad. Por ejemplo, nuevos administradores pueden haber sustituido a los nombrados inicialmente. Para comprobar los cargos o las facultades de firma actuales, la entidad extranjera puede exigir documentación actualizada del Registro Mercantil italiano y los documentos societarios pertinentes.
Qué versión de los estatutos utilizar
Si la entidad extranjera solicita los estatutos vigentes, elige la versión que recoja todas las modificaciones que hayan surtido efecto.
No des por hecho que el archivo más reciente contiene únicamente disposiciones ya vigentes. Algunas modificaciones surten efecto en una fecha futura o dependen del cumplimiento de una condición. Comprueba también si los estatutos actualizados forman parte de una escritura notarial o constan como un depósito separado en el Registro Mercantil italiano.
Copias simples y copias certificadas
Una copia simple puede servir para una revisión inicial, pero la entidad extranjera puede exigir un documento oficial o una copia certificada para la presentación definitiva.
En el caso de una copia certificada, comprueba quién ha certificado su conformidad y a qué original o documento custodiado oficialmente se refiere la certificación.
El notario certifica la conformidad de la copia notarial. Por su parte, el Registro Mercantil italiano expide copias de los documentos que conserva en sus archivos, con la certificación correspondiente al formato elegido. Confirma qué opción acepta la entidad extranjera.
Por ejemplo, la Cámara de Comercio de Milán Monza Brianza Lodi ofrece tanto copias digitales simples como copias digitales certificadas de los documentos depositados. Antes de iniciar otros trámites, comprueba la certificación y el formato del archivo descargado.
Dónde obtener una copia notarial
Contacta primero con el notario que conserva la escritura original.
Si el notario ha cesado en su actividad o se ha trasladado a otro distrito notarial, contacta con el Archivo Notarial de Distrito competente para localizar la escritura y solicitar una copia.
Para facilitar la búsqueda, proporciona:
- El nombre y los apellidos del notario.
- La fecha de la escritura.
- Los números de repertorio y raccolta, si los conoces.
Qué autoridad expide la apostilla en Italia
La firma del funcionario público o del notario que figura en el documento determina qué autoridad tramita la apostilla.
Para una firma notarial, dirígete a la Fiscalía (Procura della Repubblica) de la circunscripción judicial del notario. Para una firma de la Cámara de Comercio, consulta el procedimiento con la Prefectura (Prefettura) competente.
Si un Archivo Notarial expide la copia, pregunta a ese organismo qué procedimiento corresponde a la firma del funcionario que la suscribe. La identidad del notario que autorizó la escritura original no determina, por sí sola, el procedimiento aplicable a la copia del Archivo.
Una firma escaneada que aparece en un PDF no cumple automáticamente los requisitos para su autenticación. Comprueba la firma y el formato del documento antes de presentarlo.
Apostilla o legalización consular
Primero, comprueba si el Convenio de La Haya sobre la Apostilla se aplica entre Italia y el país de destino y si el documento entra en su ámbito. Verifica también si alguna exención elimina la necesidad de autenticación.
Cuando el Convenio se aplica, la apostilla sustituye la legalización diplomática o consular. Certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que actúa el firmante y, cuando corresponda, la identidad del sello o timbre.
La apostilla no certifica el contenido del documento ni confirma que los estatutos reflejen las normas vigentes de la sociedad.
Si el Convenio no se aplica y no existe ninguna exención, comprueba los trámites de autenticación necesarios en Italia y los requisitos de legalización consular del país de destino.
Por regla general, no añadas una legalización consular cuando la apostilla ya cumple las formalidades del Convenio.
Uso de los documentos dentro de la UE
Presentar documentos societarios en otro Estado miembro de la UE no elimina automáticamente los requisitos de apostilla o legalización.
El Reglamento (UE) 2016/1191 simplifica la circulación de determinados documentos públicos, principalmente relativos a personas físicas. No establece una exención general para las escrituras de constitución y los estatutos sociales.
Comprueba por separado si otro acuerdo aplicable contempla alguna exención.
Requisitos de traducción
Antes de encargar una traducción, pide a la autoridad, al banco o a la organización extranjera que confirme:
- Qué idioma exige.
- Si acepta un extracto o necesita una traducción íntegra.
- Qué tipo de certificación de la traducción acepta.
- Si la traducción debe incluir anexos, certificaciones de conformidad de las copias, apostillas, timbres y sellos.
No des por hecho que todas las entidades extranjeras aceptan una traducción con juramento ante una autoridad italiana (traduzione asseverata).
Si la entidad también exige autenticar esa traducción, comprueba si la firma del funcionario judicial o del notario en el acta de juramento necesita una apostilla o legalización independiente. Ten en cuenta las posibles exenciones.
La apostilla del documento societario italiano no autentica automáticamente una traducción posterior. Coordina la traducción con el procedimiento de autenticación del documento.
Comprobaciones antes de enviar los documentos al extranjero
Antes de enviar los documentos, verifica que:
- Los estatutos recojan las disposiciones actualmente vigentes.
- El expediente incluya todos los anexos y certificaciones necesarios.
- La copia, la firma y el formato del documento cumplan los requisitos aplicables.
- Los datos de la sociedad coincidan en todos los documentos.
- La copia cumpla cualquier requisito relativo a su fecha de expedición.
Distingue la fecha de expedición de la copia de la actualización de los estatutos. Una copia reciente no demuestra, por sí sola, que el texto recoja todas las modificaciones que hayan surtido efecto.
Asistencia con documentos societarios italianos para su uso en el extranjero
A&P ayuda a las empresas a preparar escrituras de constitución y estatutos de sociedades italianas para su uso en el extranjero.
Revisamos los requisitos de la autoridad, del banco o de la organización extranjera y coordinamos la obtención de las copias necesarias, la apostilla o legalización consular y la traducción.
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