Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien

Im Folgenden erläutern wir die im belgischen und europäischen Recht festgelegten Pflichten für Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden.

Einen Überblick über die einschlägigen EU-Rechtsvorschriften finden Sie in unserem Leitfaden zu den EU-Richtlinien über entsandte Arbeitnehmer.

Vorläufige Verpflichtungen für Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden

Dieses Dokument muss folgende Angaben enthalten:

• Angaben zum Arbeitgeber,
• Angaben zur Identität der entsandten Arbeitnehmer,
• Angaben zur Kontaktperson,
• die Art der erbrachten Dienstleistungen,
• Informationen zum belgischen Auftraggeber, zum Arbeitsort und
• zur Dauer der Entsendung nach Belgien.

Verfügbarkeit der Unterlagen im Zusammenhang mit der Entsendung nach Belgien

Die belgische Arbeitsinspektion kann während des Einsatzes und bis zu einem Jahr nach dessen Ende folgende Unterlagen anfordern:

1. Eine Kopie des Arbeitsvertrags des entsandten Arbeitnehmers oder ein gleichwertiges Dokument, das die wesentlichen Elemente des Arbeitsverhältnisses enthält.
2. Angaben zur Währung, in der die Vergütung gezahlt wird, zu den mit dem Auslandseinsatz verbundenen Geld- und Sachleistungen sowie zu den Bedingungen für die Rückführung des entsandten Arbeitnehmers (sofern diese Angaben nicht bereits in dem unter Punkt 1 genannten Dokument enthalten sind).
3. Arbeitszeitnachweise, aus denen Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit des entsandten Arbeitnehmers hervorgehen.
4. Lohnabrechnungen und Nachweise über die Zahlung der Vergütung der entsandten Arbeitnehmer.

Auf Verlangen muss der Arbeitgeber Übersetzungen der betreffenden Unterlagen ins Französische, Niederländische, Deutsche oder Englische vorlegen.

Diese Unterlagen müssen der belgischen Arbeitsinspektion auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden und können in Papierform oder elektronisch übermittelt werden.

Darüber hinaus sind Arbeitgeber, die eine LIMOSA-Meldung abgegeben haben, für einen Zeitraum von zwölf Monaten ab dem Tag, an dem der erste Arbeitnehmer seine Tätigkeit in Belgien aufnimmt, von der Erstellung und Führung folgender Unterlagen befreit:

• Arbeitsordnung
• Personalverzeichnis

Nach Ablauf der geltenden zwölfmonatigen Befreiung muss der ausländische Arbeitgeber diese Unterlagen gemäß belgischem Recht erstellen und aufbewahren. Ein ausländischer Arbeitgeber ohne Niederlassung in Belgien muss dafür sorgen, dass die betreffenden Unterlagen am belgischen Wohnsitz einer natürlichen Person aufbewahrt werden, die als sein Bevollmächtigter oder Vertreter handelt, und die zuständige Arbeitsinspektion im Voraus darüber informieren. Diese Funktion ist von derjenigen der Kontaktperson zu unterscheiden.

Von der Meldepflicht befreite Tätigkeiten

Bestimmte Personen- und Tätigkeitsgruppen sind von der Pflicht zur Abgabe der LIMOSA-Meldung befreit, beispielsweise Künstler, Diplomaten, Arbeitnehmer im internationalen Verkehr unter Vorbehalt der geltenden Ausnahmen sowie Arbeitnehmer, die an wissenschaftlichen Konferenzen teilnehmen.

Darüber hinaus besteht eine Befreiung für die Erstmontage und/oder Erstinstallation von Gütern, die vom entsendenden Unternehmen geliefert werden, wenn dieses hierfür qualifizierte und/oder spezialisierte Arbeitnehmer für höchstens acht Tage entsendet. Die Arbeiten müssen Bestandteil des Liefervertrags und für die Inbetriebnahme der Güter erforderlich sein. Diese Befreiung gilt nicht für Bauarbeiten.

Belgische Arbeits- und Vergütungsbedingungen

Während des ersten Zeitraums von 12 bzw. 18 Monaten sind Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, an die Arbeits-, Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen gebunden, die

• in gesetzlichen und behördlichen Vorschriften festgelegt sind, deren Nichteinhaltung strafrechtliche Sanktionen nach sich zieht, und
• die in verbindlichen Tarifverträgen festgelegt sind.

Dazu gehören insbesondere Arbeitszeiten und Ruhezeiten, Vergütung, bezahlter Jahresurlaub, gesetzliche Feiertage sowie Anforderungen an Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz. Die geltende Vergütung ist anhand der betreffenden Branche und der zuständigen paritätischen Kommission zu bestimmen. Günstigere Bedingungen, die nach dem Recht des Entsendestaates gelten, bleiben gewahrt.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Erstattung der während der Entsendung tatsächlich entstandenen Kosten (Reise, Verpflegung und Unterkunft) nicht unter den Begriff der Vergütung fällt. Entsendezulagen sind daher von Beträgen zu unterscheiden, die als Kostenerstattung gezahlt werden.

Entsendungen nach Belgien mit einer Dauer von mehr als 12 Monaten

In Fällen, in denen die Dauer der Entsendung nach Belgien 12 Monate überschreitet, kann der ausländische Arbeitgeber gemäß der in diesem Fall normalerweise geltenden Sonderregelung eine Befreiung von der Verpflichtung zur Anwendung der zusätzlichen belgischen Arbeitsbedingungen für einen weiteren Zeitraum von sechs Monaten erhalten.

Konkret muss das entsendende Unternehmen der belgischen Arbeitsinspektion vor Ablauf des zwölften Entsendemonats eine begründete Mitteilung übermitteln. Diese Mitteilung ist von der LIMOSA-Meldung zu unterscheiden.

Nach Ablauf des Zeitraums von 18 Monaten müssen Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, jedoch sämtliche Arbeits-, Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen einhalten. Diese sind festgelegt durch:

• legal and regulatory provisions, including those whose non-compliance is not subject to criminal sanctions; and
• collective agreements made compulsory by Royal Decree.

Ausgenommen bleiben:

1. Verfahren, Formalitäten und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen, einschließlich Wettbewerbsverbotsklauseln

2. ergänzenden betrieblichen Altersversorgungssystemen

Koordinierung der Sozialversicherung in Belgien

Gemäß der europäischen Verordnung 883/2004 kann ein entsandter Arbeitnehmer für einen Zeitraum von höchstens 24 Monaten weiterhin den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Mitgliedstaates unterliegen, in dem sein Arbeitgeber ansässig ist, sofern die geltenden Voraussetzungen erfüllt sind.

Besondere Anforderungen an Zeitarbeitsagenturen

In Belgien müssen Zeitarbeitsagenturen eine vorherige Genehmigung der zuständigen regionalen Behörde (Brüssel, Flandern oder Wallonien) einholen. Ohne diese Genehmigung dürfen sie selbstverständlich keine Zeitarbeit legal vermitteln.

Infolgedessen ist die Entsendung von Leiharbeitnehmern nach Belgien stark eingeschränkt. Daher ist Leiharbeit tatsächlich nur für die Ausführung bestimmter Arten von Arbeiten möglich, darunter:

• die Vertretung eines festangestellten Mitarbeiters;
• die Bewältigung eines vorübergehenden Arbeitsanstiegs;
• die Sicherstellung der Ausführung außergewöhnlicher Arbeiten.

Sanktionen bei Nichteinhaltung gemäß dem belgischen Sozialstrafgesetzbuch

Das Sozialstrafgesetzbuch sieht verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Sanktionen vor, wenn die Limosa-Meldung nicht abgegeben oder die Benennung der Kontaktperson nicht mitgeteilt wird. Diese Verstöße werden mit Sanktionen der Stufe 4 geahndet:

• Die strafrechtliche Geldstrafe kann zwischen 6.000 € und 70.000 € betragen;
• Die verwaltungsrechtliche Geldbuße kann zwischen 3.000 € und 35.000 € betragen.

Dementsprechend werden diese Beträge mit der Anzahl der Arbeitnehmer multipliziert, für die der Verstoß begangen wurde.

Bei den strafrechtlichen Sanktionen der Stufe 4 ist außerdem eine Freiheitsstrafe von sechs Monaten bis zu drei Jahren vorgesehen.