Im Folgenden erläutern wir die Verpflichtungen, die durch die belgische und europäische Gesetzgebung für die Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien durch Unternehmen mit Sitz in einem Mitgliedstaat festgelegt sind.
Für einen Überblick über die EU-Rechtsvorschriften in diesem Bereich lesen Sie unseren Leitfaden zu den EU-Richtlinien zur Entsendung von Arbeitnehmern.
Vorläufige Verpflichtungen für Unternehmen, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden
Vor Beginn der Tätigkeit in Belgien ist der ausländische Arbeitgeber verpflichtet, eine elektronische Erklärung über das belgische Regierungsportal einzureichen, die als Limosa-Meldung bekannt ist. Dieses Dokument muss folgende Informationen enthalten: Informationen über den Arbeitgeber, die Kontaktperson, die Art der Dienstleistungen, den Kunden, den Arbeitsort und den Zeitraum der Entsendung nach Belgien.
Dieses Dokument muss folgende Informationen enthalten: Informationen über den Arbeitgeber, die Kontaktperson, die Art der Dienstleistungen, den Kunden, den Arbeitsort und den Zeitraum der Entsendung nach Belgien.
Zweitens ernennt der ausländische Arbeitgeber eine Kontaktperson, die die Kommunikation mit den Arbeitsbehörden im Bedarfsfall verwaltet. Der ernannte Vertreter muss nicht unbedingt in Belgien wohnhaft sein, muss jedoch während der Dauer der Entsendung verfügbar sein.
Verfügbarkeit von Dokumenten zur Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien am Arbeitsort
Die belgische Arbeitsinspektion kann die folgenden Dokumente anfordern, bis zu einem Jahr nach Beendigung des Auftrags:
- Eine Kopie des Arbeitsvertrags des entsandten Arbeitnehmers oder ein gleichwertiges Dokument, das die wesentlichen Arbeitsbedingungen enthält, die im Mitgliedstaat gelten, in dem der Arbeitnehmer normalerweise arbeitet.
- Informationen über die Währung, die für die Gehaltszahlungen verwendet wird, über geldwerte und nicht geldwerte Leistungen im Zusammenhang mit dem Auslandseinsatz und über die Rückkehrbedingungen des entsandten Arbeitnehmers (sofern nicht bereits im Dokument gemäß Punkt 1 erwähnt).
- Stundennachweise, die den Beginn, das Ende und die Gesamtarbeitszeit des entsandten Arbeitnehmers dokumentieren.
- Lohnabrechnungen und Nachweise über die Gehaltszahlungen an die entsandten Arbeitnehmer.
In jedem Fall müssen diese Dokumente auch während der Dauer des Auftrags am Arbeitsplatz verfügbar sein.
Darüber hinaus sind Arbeitgeber, die die Limosa-Meldung eingereicht haben, für einen Zeitraum von 12 Monaten ab dem Datum, an dem der erste Mitarbeiter in Belgien mit der Arbeit beginnt, von der Pflicht befreit, die folgenden Dokumente zu erstellen und aufzubewahren:
- Arbeitsrechtsvorschriften
- Personalakten
- Individuelle Abrechnungen/Gehaltsabrechnungen gemäß dem belgischen Gesetz.
Tatsächlich muss der ausländische Arbeitgeber nach 12 Monaten diese Dokumente erstellen und einen Sozialmandatsinhaber benennen.
Von der Meldepflicht befreite Tätigkeiten
Einige Personengruppen und Tätigkeiten sind von der Pflicht zur Übermittlung der Limosa-Meldung befreit, beispielsweise Künstler, Diplomaten, Mitarbeiter im internationalen Transport und akademische Konferenzen.
Zudem gibt es eine Ausnahme für die Installation und Erstmontage von Maschinen, die vom entsendenden Unternehmen verkauft werden und bei denen spezialisierte Arbeiter für einen Zeitraum von maximal 8 Tagen entsandt werden. Ebenso ist auch die dringende Reparatur derselben Maschine von der Meldepflicht für einen Zeitraum von maximal 5 Tagen pro Monat befreit.
Ebenso ist auch die dringende Reparatur derselben Maschine von der Meldepflicht für einen Zeitraum von maximal 5 Tagen pro Monat befreit.
Arbeits- und Entlohnungsbedingungen in Belgien
Während der ersten 12/18 Monate sind Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, verpflichtet, die Arbeits-, Entlohnungs- und Beschäftigungsbedingungen einzuhalten:
- Festgelegt durch gesetzliche und regulatorische Bestimmungen, deren Missachtung strafrechtlichen Sanktionen unterliegt, und
- Festgelegt durch verbindliche Tarifverträge.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Begriff „Entlohnung“ nicht die Erstattung tatsächlich während der Entsendung entstandener Kosten (Reise, Verpflegung und Unterkunft) umfasst.
Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien mit einer Dauer von mehr als 12 Monaten
In den Fällen, in denen der Zeitraum der Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien 12 Monate überschreitet, kann der ausländische Arbeitgeber eine Ausnahme für einen weiteren Zeitraum von sechs Monaten von der Verpflichtung erhalten, die zusätzlichen belgischen Arbeitsbedingungen gemäß dem normalerweise anwendbaren Sonderregime einzuhalten.
Insbesondere teilt das entsendende Unternehmen die Verlängerung mit, indem es eine begründete Mitteilung an die belgische Arbeitsinspektion übermittelt. Die Behörden werden den Zeitraum von 12 Monaten als die tatsächliche kumulierte Dauer mehrerer Entsendungen berechnen (nicht unbedingt kontinuierlich und einschließlich des Austauschs von Arbeitnehmern), während der die entsandten Arbeitnehmer die gleiche Tätigkeit am gleichen Arbeitsort ausüben.
Nach Ablauf von 18 Monaten müssen die Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, jedoch alle Bedingungen und Arbeits-, Entlohnungs- und Beschäftigungsbedingungen einhalten. Insbesondere sind diese:
- Festgelegt durch gesetzliche und regulatorische Bestimmungen (außer den Verfahren, Formalitäten und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen, einschließlich Wettbewerbsverboten).
- Bestimmt durch verbindliche Tarifverträge, mit Ausnahme von
- Verfahren, Formalitäten und Bedingungen für den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverträgen, einschließlich Wettbewerbsverboten.
- die ergänzenden beruflichen Rentensysteme
Koordinierung der sozialen Sicherheit in Belgien
Gemäß der europäischen Verordnung 883/2004 kann ein entsandter Arbeitnehmer während der Entsendung nach Belgien bis zu einem Maximum von 24 Monaten weiterhin durch das soziale Sicherheitssystem des Mitgliedstaates, in dem sein Arbeitgeber ansässig ist, abgesichert sein.
Zu diesem Zweck muss der Arbeitnehmer im Besitz der A1-Bescheinigung sein, das von der zuständigen Sozialversicherungseinrichtung des Herkunftsstaates ausgestellt wird.
Spezifische Anforderungen für Zeitarbeitsagenturen
In Belgien müssen Zeitarbeitsagenturen die vorherige Genehmigung der zuständigen regionalen Behörde (Brüssel, Flandern oder Wallonien) einholen. Ohne diese Genehmigung dürfen sie daher die Agenturtätigkeit nicht rechtmäßig ausüben.
Die Entsendung von Zeitarbeitern nach Belgien ist daher stark eingeschränkt. Tatsächlich ist Zeitarbeit nur für die Ausführung bestimmter Arten von Arbeiten möglich, darunter:
- Ersetzung eines unbefristet angestellten Mitarbeiters
- Befriedigung des Bedarfs an einem vorübergehenden Arbeitsanstieg
- Gewährleistung der Ausführung von außergewöhnlichen Arbeiten.
Sanktionen für die Nichteinhaltung, die im belgischen Sozialstrafgesetzbuch festgelegt sind
Das Sozialstrafgesetzbuch sieht für die Nichtübermittlung der Limosa-Erklärung administrative und/oder strafrechtliche Sanktionen vor. Tatsächlich wird diese Art von Verstoß mit Sanktionen der Stufe 4 bestraft:
- Der Betrag der strafrechtlichen Sanktion kann zwischen 4.800 und 48.000 Euro liegen;
- Administrative Sanktion von 2.400 bis 24.000 Euro.
Darüber hinaus werden diese Beträge mit der Anzahl der Arbeitnehmer multipliziert, für die der Verstoß begangen wurde. Im Falle der Nichteingabe des Ansprechpartners sieht das Sozialstrafgesetzbuch eine Geldstrafe der Stufe 2 vor:
- Der Betrag der strafrechtlichen Sanktion kann zwischen 400 und 4.000 Euro liegen;
- Administrative Sanktion von 200 bis 2.000 Euro.
In Bezug auf die strafrechtlichen Sanktionen kann für einige Arten von schwerwiegenden Verstößen auch eine Freiheitsstrafe verhängt werden.