Umsatzsteuer-Registrierung in Italien: Leitfaden zur direkten Identifikation für Umsatzsteuerzwecke

Was ist die direkte Identifikation für Umsatzsteuerzwecke?

Die Umsatzsteuer (USt, italienisch IVA) ist eine gemeinschaftsrechtliche Verbrauchsteuer. Sie wird auf jeder Stufe der Produktion und des Vertriebs bestimmter Waren oder Dienstleistungen erhoben. Der Lieferant bzw. Dienstleister ist verpflichtet, dem Kunden die Steuer in einem Betrag in Rechnung zu stellen, der proportional zum Entgelt berechnet wird (die sogenannte „rivalsa“). Führt ein in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder in einem Drittland ansässiges Unternehmen oder ein dort ansässiger Freiberufler in Italien umsatzsteuerlich relevante Umsätze aus, erlaubt das Gesetz, die steuerlichen Pflichten auf zwei alternativen Wegen zu erfüllen:

• Bestellung eines Steuervertreters;

• direkte Identifikation

Diese Identifikation hat keine Auswirkungen auf die steuerliche Ansässigkeit des Steuerpflichtigen, der weiterhin den Status eines in Italien nicht Ansässigen behält. Weitere Informationen zur steuerlichen Ansässigkeit finden Sie im entsprechenden Abschnitt.

Die Identifikation dient ausschließlich der Erfüllung der Pflichten und der Ausübung der Rechte, die das Umsatzsteuerrecht für in Italien steuerbare Umsätze vorsieht. Dieser Artikel behandelt die Aspekte der direkten Identifikation. Weitere Informationen zur umsatzsteuerlichen Vertretung finden Sie im entsprechenden Artikel.

Direkte Identifikation in Italien: Wann ist sie möglich?

Die direkte Identifikation ermöglicht es nicht ansässigen Rechtsträgern, ihren umsatzsteuerlichen Registrierungspflichten nachzukommen, ohne einen Steuervertreter bestellen zu müssen.

• Für in der EU ansässige Rechtsträger erfolgt die direkte Identifikation automatisch;

• für außerhalb der EU ansässige Rechtsträger ist die direkte Identifikation nur möglich, wenn Italien mit dem betreffenden Staat ein besonderes Abkommen geschlossen hat (z. B. Norwegen, Vereinigtes Königreich).

Umgekehrt haben die folgenden Rechtsträger keinen Zugang zur direkten Identifikation:

• Nicht ansässige Rechtsträger mit einer Betriebsstätte in Italien. In diesem Fall ist die Eröffnung einer italienischen Umsatzsteuernummer (partita IVA) stets zwingend vorgeschrieben (Erlass der Agenzia delle Entrate Nr. 327/E von 2008), und zwar nach dem ordentlichen Verfahren für in Italien ansässige Rechtsträger. Dabei ist zu beachten, dass die Eröffnung der Umsatzsteuernummer mit der Errichtung der ausländischen Zweigniederlassung in Italien zusammenfällt;

• In Drittstaaten ansässige Rechtsträger, mit denen Italien kein Abkommen geschlossen hat, können in Italien nicht direkt identifiziert werden und müssen daher einen im italienischen Staatsgebiet ansässigen Steuervertreter bestellen.

Weitere Informationen zur Eröffnung einer Betriebsstätte in Italien finden Sie in unserer entsprechenden Dienstleistung.

Wann ist die direkte Identifikation verpflichtend?

Artikel 17 Absätze 2, 3 und 4 des Präsidialdekrets Nr. 633 von 1972 bestimmen, in welchen Fällen die Pflicht entsteht. Die Rechtsträger müssen entweder die direkte Identifikation durchführen oder einen Steuervertreter bestellen. Grundsätzlich sind alle nicht ansässigen Rechtsträger, die in Italien Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen ausführen, verpflichtet, sich für Umsatzsteuerzwecke registrieren zu lassen.

Die direkte Identifikation ist eine Alternative zur Bestellung eines Steuervertreters. Daraus ergeben sich drei mögliche Szenarien:

• Unternehmen, die sich für die direkte Identifikation entscheiden, müssen zunächst die Umsatzsteuernummer eines zuvor bestellten Steuervertreters schließen, indem sie das Formular AA7/10 oder AA9/11 einreichen;

• Unternehmen, die in Italien eine Betriebsstätte eröffnen, müssen eine der Betriebsstätte zugeordnete italienische Umsatzsteuernummer beantragen. Sie können das während des Zeitraums der direkten Identifikation angesammelte Vorsteuerguthaben übertragen (Erlass der Agenzia delle Entrate Nr. 108/E von 2011);

• Unternehmen, die von der direkten Identifikation zur Steuervertretung wechseln möchten, können das angesammelte Vorsteuerguthaben übertragen.

Italienische Umsatzsteuer-Registrierung: Verfahren

Nach Artikel 35 des Präsidialdekrets Nr. 633 von 1972 kann ein nicht ansässiger Rechtsträger eine italienische Umsatzsteuernummer beantragen, indem er das Formular ANR/3 beim Operativen Zentrum Pescara (Centro Operativo di Pescara) einreicht. Der Antrag kann auch elektronisch übermittelt werden.

Es ist wesentlich, dass die Umsatzsteuernummer vor der Ausführung jeglicher in Italien steuerbarer Umsätze erlangt wird.

Das Formular ANR/3 muss folgende Angaben enthalten:

• Personalien des Antragstellers oder, bei juristischen Personen, mindestens eines seiner gesetzlichen Vertreter;

• die ausländische Steuerbehörde, die die Tätigkeit des Antragstellers überwacht;

• die im Ansässigkeitsstaat vergebene Umsatzsteuer- oder Steueridentifikationsnummer;

• die Verpflichtungserklärung, die Buchhaltungsunterlagen innerhalb der nach italienischem Recht vorgeschriebenen Fristen vorzulegen.

Sobald das Operative Zentrum Pescara die Ordnungsmäßigkeit der eingereichten Unterlagen geprüft hat, vergibt es die Umsatzsteuernummer.

Pflichten und Compliance-Anforderungen für den direkt identifizierten Rechtsträger

Sobald die Umsatzsteuernummer im Wege der direkten Identifikation erlangt wurde, muss der nicht ansässige Rechtsträger die damit verbundenen Pflichten erfüllen. Er muss außerdem die mit den umsatzsteuerlich relevanten Umsätzen verbundenen Rechte ausüben.

Der nicht ansässige Rechtsträger ist befreit von:

• der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen (Artikel 1 Absatz 3 des Gesetzesdekrets Nr. 127/2015);

Der nicht ansässige Rechtsträger muss jedoch:

• die Buchhaltungsunterlagen bei der Identifikation vorlegen;

• alle Dokumente zur Verwaltung seiner umsatzsteuerlichen Position unterzeichnen (z. B. die jährliche Umsatzsteuererklärung, die zusammenfassenden Intrastat-Meldungen und das Formular TR für Anträge auf vierteljährliche Erstattung abzugsfähiger Überschüsse);

• die Steuer über das elektronische Formular F24 entrichten;

• Änderungen der angegebenen Daten durch Einreichung eines weiteren Formulars ANR/3 mitteilen;

• die Beendigung der Tätigkeit durch Einreichung des Formulars ANR/3 anzeigen.

Folgen einer verspäteten Umsatzsteuer-Registrierung

In ihrem Erlass Nr. 31/E von 2005 hat die italienische Finanzverwaltung (Agenzia delle Entrate) die Folgen einer verspäteten Umsatzsteuer-Registrierung durch einen nicht ansässigen Rechtsträger geklärt.

Die verspätete Umsatzsteuer-Registrierung stellt einen Verstoß gegen die Pflichten des Steuerpflichtigen nach Artikel 17 und 35-ter des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 dar.

Der ausländische Steuerpflichtige kann insbesondere sanktioniert werden wegen:

• unterlassener Rechnungsstellung;

• unterlassener Zahlung der Umsatzsteuer;

• unterlassener Abgabe der Umsatzsteuererklärung.

Trotz der möglichen Sanktionen hat die Finanzverwaltung klargestellt, dass die verspätete Identifikation nicht zum Verlust des Vorsteuerabzugsrechts für bereits ausgeführte Umsätze führt. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass der Steuerpflichtige nachweisen kann, dass diese Umsätze mit einer bereits aufgenommenen wirtschaftlichen Tätigkeit zusammenhingen.

In der Praxis muss das nicht ansässige Unternehmen oder der nicht ansässige Freiberufler die Sanktionen für den Formverstoß zahlen, verliert jedoch nicht das Recht, die Umsatzsteuer zurückzufordern, die auf zuvor ausgeführte Umsätze entfällt.

VIES-Registrierung

Das VIES (VAT Information Exchange System) ist eine Datenbank, in der alle Rechtsträger verzeichnet sind, die innergemeinschaftliche, umsatzsteuerlich relevante Umsätze ausführen wollen. In der EU ansässige Steuerpflichtige, die sich im VIES registrieren lassen möchten, müssen beim Operativen Zentrum Pescara (Centro Operativo di Pescara) einen Antrag stellen.

Die Registrierung im VIES dient zwei Hauptzwecken:

• für die EU-Mitgliedstaaten, um innergemeinschaftliche Umsätze und die Steuerpflichtigen, die sie ausführen, zu überwachen;

• für Steuerpflichtige, um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern ihrer Geschäftspartner in der EU zu überprüfen.

Die Richtlinie (EU) 2018/1910 (Erwägungsgrund 7) hat die materielle und nicht lediglich formale Bedeutung der VIES-Registrierung anerkannt. Sie ermöglicht es Steuerpflichtigen, die Umsatzsteuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen in Anspruch zu nehmen. Folglich ist die Registrierung in der VIES-Datenbank zu einer zwingenden Voraussetzung für die Anwendung der Befreiung geworden.

Damit wurde die bisher gefestigte nationale Rechtsprechung (Entscheidungen des italienischen Kassationsgerichtshofs Nr. 25651/2018, Nr. 10006/2018, Nr. 4662/2020) und die Rechtsprechung des EuGH (EuGH, Rechtssache C-653/18, Rn. 25; EuGH, Rechtssache C-21/16) überholt, nach der das Fehlen der VIES-Registrierung der Umsatzsteuerbefreiung nicht entgegenstand, da sie als bloßes Formerfordernis angesehen wurde.

Was ist das Reverse-Charge-Verfahren und wie funktioniert es?

Das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft) ist ein umsatzsteuerliches Abrechnungsverfahren, das vor allem der Bekämpfung von Betrug und Steuerhinterziehung dient.

Führt ein nicht ansässiger Rechtsträger Umsätze zugunsten eines in Italien ansässigen Steuerpflichtigen aus, wird die Umsatzsteuer nicht vom ausländischen Lieferanten abgeführt. Stattdessen schuldet der italienische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer.

Artikel 17 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 bestimmt, in welchen Fällen dieses Verfahren Anwendung findet.

Bei Umsätzen, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen:

• Der nicht ansässige Lieferant muss in der Rechnung keine italienische Umsatzsteuer ausweisen und kann den Umsatz nach den Regeln seines eigenen Landes dokumentieren. Bei Bezügen von Lieferanten aus Drittstaaten entrichtet der italienische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, indem er eine Eigenrechnung (Selbstfakturierung) ausstellt. Das Reverse-Charge-Verfahren findet auch dann Anwendung, wenn der nicht ansässige Lieferant in Italien direkt für Umsatzsteuerzwecke identifiziert ist;

• Obwohl der italienische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer entrichtet, gilt der Umsatz als vom nicht ansässigen Rechtsträger ausgeführt.

Wie kann die Umsatzsteuer in Italien gezahlt werden?

Nicht ansässige Rechtsträger können die Umsatzsteuer auf zwei verschiedene Arten zahlen:

• Einreichung des elektronischen Formulars F24 mittels persönlicher Identifikationsnummer (PIN-Code), Homebanking-Diensten oder eines zugelassenen Vermittlers. In diesem Fall muss der Rechtsträger ein Bank- oder Postkonto in Italien unterhalten;

• Grenzüberschreitende Banküberweisung über das TARGET-System für internationale Zahlungen.

Wie funktioniert die Umsatzsteuererstattung?

Nicht ansässige Rechtsträger, die direkt identifiziert sind und in Italien steuerpflichtige und nicht steuerpflichtige Umsätze ausführen, müssen gemäß Artikel 38-bis eine jährliche Umsatzsteuererklärung abgeben. Die direkte Identifikation gewährt diesen Rechtsträgern dieselben Rechte und Pflichten wie in Italien ansässigen Umsatzsteuerpflichtigen, einschließlich des Rechts auf Vorsteuerabzug oder auf Erstattung der Umsatzsteuer.

Die Finanzverwaltung bearbeitet die Umsatzsteuererstattung im ordentlichen Verfahren, das für italienische Umsatzsteuerpflichtige gilt. Dies kann auf einem der folgenden Wege erfolgen:

• durch Einreichung der jährlichen Umsatzsteuererklärung oder

• durch Einreichung des unterjährigen elektronischen Antrags (Formular TR).

Beide Dokumente können vom Steuerpflichtigen selbst oder von einem zugelassenen Vermittler eingereicht werden. Die Finanzverwaltung verlangt keine weiteren Unterlagen.

Bei nicht ansässigen Rechtsträgern, die gemäß Artikel 17 Absatz 3 des Präsidialdekrets Nr. 633/1972 einen Steuervertreter bestellt haben, ist dieser Vertreter berechtigt, die Umsatzsteuererstattung zu beantragen. Die jährliche Umsatzsteuererklärung, mit der eine jährliche Erstattung beantragt werden kann, ist jedes Jahr zwischen dem 1. Februar und dem 30. April einzureichen.

Der nicht ansässige Rechtsträger muss die vierteljährlichen Erstattungsanträge hingegen innerhalb der folgenden Fristen einreichen:

• vom 1. April bis zum 30. April für das erste Quartal (Januar bis März);

• vom 1. Juli bis zum 31. Juli für das zweite Quartal (April bis Juni);

• vom 1. Oktober bis zum 31. Oktober für das dritte Quartal (Juli bis September).

Die Finanzverwaltung zahlt Erstattungen in der Regel innerhalb von drei Monaten ab dem Antragsdatum aus. Wird diese Frist überschritten, hat der Steuerpflichtige Anspruch auf Zinsen in Höhe von 2 % pro Jahr.

Nichtzahlung der Umsatzsteuer: Verwaltungssanktionen

Bei Nichtzahlung der Umsatzsteuer drohen dem Steuerpflichtigen eine Reihe von Verwaltungssanktionen.

Das Gesetzesvertretende Dekret Nr. 471/1997 (das ab dem 1. Januar 2027 in das Einheitliche Gesetzbuch über die steuerlichen Verwaltungs- und Strafsanktionen überführt wird, Gesetzesvertretendes Dekret Nr. 173/2024) regelt die Verstöße und die damit verbundenen Sanktionen im Bereich der Mehrwertsteuer. Zu den wichtigsten Bestimmungen zählen:

• Nichtabgabe der jährlichen Umsatzsteuererklärung bei geschuldeter Steuer (Artikel 5 Absatz 1):

• Sanktion in Höhe von 120 % der geschuldeten Umsatzsteuer, mindestens 250 €;

• Sanktion in Höhe von 75 % der geschuldeten Umsatzsteuer, wenn der Steuerpflichtige die versäumte Erklärung mit mehr als neunzig Tagen Verspätung, aber vor Ablauf der Festsetzungsfrist einreicht. In jedem Fall gilt dies, bevor der Steuerpflichtige formell Kenntnis von Zugriffen, Prüfungen, Kontrollen oder der Einleitung einer Verwaltungsermittlung erhalten hat.

• Nichtabgabe der jährlichen Umsatzsteuererklärung, wenn keine Steuer geschuldet ist (Artikel 5 Absatz 3):

• Sanktion von 250 € bis 2.000 €;

• Sanktion von 150 € bis 1.000 €, wenn der Steuerpflichtige die versäumte Erklärung mit mehr als neunzig Tagen Verspätung, aber vor Ablauf der Festsetzungsfrist einreicht. In jedem Fall gilt dies, bevor der Steuerpflichtige formell Kenntnis von Zugriffen, Prüfungen, Kontrollen oder der Einleitung einer Verwaltungsermittlung erhalten hat.

• Unrichtige oder unvollständige Erklärung — d. h. zu niedrig ausgewiesene Umsatzsteuer oder zu hoch beanspruchtes Vorsteuerguthaben (Artikel 5 Absätze 4, 4-bis und 4-ter):

• Sanktion in Höhe von 70 % der höheren geschuldeten Umsatzsteuer oder des niedrigeren Vorsteuerguthabens; mindestens 150 €;

• Sanktion von 105 % bis 150 %, wenn der Verstoß unter Verwendung von falschen Rechnungen oder anderen gefälschten Unterlagen, nicht existierenden Umsätzen oder durch Täuschung oder betrügerisches Verhalten begangen wird;

• Liegt kein betrügerisches oder täuschendes Verhalten (wie die Verwendung falscher Rechnungen) vor, wird die Sanktion um ein Drittel herabgesetzt, wenn die festgestellte höhere Steuer oder das festgestellte niedrigere Guthaben weniger als 3 % der erklärten Steuer bzw. des erklärten Guthabens und in jedem Fall insgesamt weniger als 30.000 € beträgt.

• Unrechtmäßiger Umsatzsteuererstattungsantrag (Artikel 5 Absatz 5): Sanktion in Höhe von 22 % des zu Unrecht beantragten erstatteten Guthabens.