Zum Inhalt springen In Umsetzung der Bestimmungen der Richtlinie 2006/112/EG räumt die italienische Rechtsordnung ausländischen Unternehmern die Wahl zwischen zwei Möglichkeiten ein:
- Direkte umsatzsteuerliche Registrierung in Italien, möglich für alle Unternehmer mit Sitz in EU-Mitgliedstaaten oder in Drittstaaten, mit denen ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht, und die in Italien keine Betriebsstätte haben;
- Bestellung eines umsatzsteuerlichen Fiskalvertreters als Alternative zur direkten Registrierung oder in Fällen, in denen diese nicht möglich ist.
Gemäß Art. 44 Abs. 3 des Gesetzesdekrets Nr. 331/1993 (in der durch das Gesetzesvertretende Dekret Nr. 18/2010 geänderten Fassung) gelten nicht ansässige Unternehmer ohne Betriebsstätte in Italien, die im italienischen Hoheitsgebiet steuerbare Umsätze ausführen, als Umsatzsteuerpflichtige.
Folglich sind die Pflichten und Rechte, die sich aus der Anwendung des italienischen Umsatzsteuergesetzes (Dekret des Präsidenten der Republik Nr. 633 vom 26. Oktober 1972) ergeben, auf ordentlichem Wege zu erfüllen bzw. auszuüben, und zwar entweder durch direkte Registrierung gemäß Art. 35-ter oder durch einen ansässigen Fiskalvertreter, der nach Maßgabe und für die Zwecke von Art. 17 Abs. 3 desselben Dekrets bestellt wird.
Fiskalvertretung in Italien: Wann ist sie verpflichtend?
Für nicht ansässige Unternehmer, die Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen ausführen, die als in Italien steuerbar gelten, ohne über eine Betriebsstätte zu verfügen und ohne unter die Fälle zu fallen, in denen eine direkte umsatzsteuerliche Registrierung zulässig ist, wird die Bestellung eines Fiskalvertreters für Umsatzsteuerzwecke verpflichtend.
Diese Pflicht gilt für alle nicht ansässigen Personen, die in Italien steuerbare Umsätze an Privatpersonen ausführen.
Der Grund für diese Pflicht liegt darin, dass die italienische Finanzverwaltung einen inländischen Ansprechpartner für die Umsatzsteuerpflichten sicherstellen muss, wenn der Steuerpflichtige im Ausland ansässig ist (siehe Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 19. Februar 2009, Rechtssache C-1/08).
Subjektive Voraussetzungen
Die Bestimmungen von Art. 17 Abs. 3 des Dekrets des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972 wurden kürzlich durch Art. 4 des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 13/2024 (das sogenannte „Decreto Accertamento“) geändert; dabei wurden unter anderem ausdrückliche Verweise auf die subjektiven Voraussetzungen eingeführt, die der bestellte Fiskalvertreter erfüllen muss (Art. 8 Abs. 1 Buchst. a), b), c) und d) des Ministerialdekrets Nr. 164/1999).
Im Einzelnen darf die als Fiskalvertreter bestellte Person:
a) nicht, auch nicht mit nicht rechtskräftigem Urteil, wegen Finanzdelikten verurteilt worden sein oder eine Strafe nach Art. 444 der italienischen Strafprozessordnung (Absprache über die Strafe) erhalten haben;
b) keine anhängigen Strafverfahren im Hauptverfahren wegen Finanzdelikten haben;
c) keine schwerwiegenden und wiederholten Verstöße gegen steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Vorschriften, gemessen an Art und Umfang, begangen haben;
d) sich nicht in einer der Lagen befinden, die in Art. 15 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 55 vom 19. März 1990 in der Fassung von Art. 1 des Gesetzes Nr. 16 vom 18. Januar 1992 vorgesehen sind – d. h. nicht von der Wählbarkeit oder der Fähigkeit zur Bekleidung bestimmter Ämter ausgeschlossen sein;
d-bis) nicht in den vorangegangenen fünf Jahren Teil von Gesellschaften gewesen sein, gegen die eine Widerrufsverfügung nach Art. 39 Abs. 4 des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 241 vom 9. Juli 1997 ergangen ist.
Ist der Fiskalvertreter eine juristische Person, müssen dieselben subjektiven Voraussetzungen auch von ihrem gesetzlichen Vertreter erfüllt werden.
Erklärung und Sicherheitsleistung
Die Festlegung der Kriterien, nach denen der Fiskalvertreter diese Rolle nur nach Stellung einer angemessenen Sicherheit übernehmen darf, die auch nach der Zahl der vertretenen Personen abgestuft ist, wurde einem eigenen Dekret des Ministeriums für Wirtschaft und Finanzen (MEF) übertragen.
Maßgebliche Regelung ist das Ministerialdekret vom 9. Dezember 2024.
Dazu hat die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) die Verfügung Nr. 186368/2025 vom 17. April 2025 erlassen, die die Verfahren für die Bescheinigung der subjektiven Voraussetzungen und für die Stellung der Sicherheit festlegt, die für die Übernahme der Rolle des Fiskalvertreters erforderlich ist.
Insbesondere sieht die Verfügung vor, dass verpflichtete Personen diejenigen sind, die die Rolle des Fiskalvertreters übernehmen möchten oder bereits ausüben und die:
- eine Erklärung abgeben müssen, mit der sie bescheinigen, die in Art. 8 Abs. 1 Buchst. a), b), c) und d) des Ministerialdekrets Nr. 164/1999 genannten Voraussetzungen zu erfüllen; und
- eine angemessene Sicherheit nach Art. 17 Abs. 3 des Dekrets des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972 (in der durch das Gesetzesvertretende Dekret Nr. 13/2024 geänderten Fassung) stellen müssen, die sich nach der Zahl der vertretenen Personen richtet.
Die Erklärung
Die Erklärung ist nach Art. 46 und 47 des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 445/2000 abzugeben (d. h. in Form einer eidesstattlichen Erklärung) und muss bescheinigen, dass der Erklärende:
a) nicht, auch nicht mit nicht rechtskräftigem Urteil, wegen Finanzdelikten verurteilt worden ist oder eine Strafe nach Art. 444 der Strafprozessordnung erhalten hat;
b) kein anhängiges Strafverfahren im Hauptverfahren wegen Finanzdelikten hat;
c) keine schwerwiegenden und wiederholten Verstöße gegen sozialversicherungs- oder steuerrechtliche Vorschriften, gemessen an Art und Umfang, begangen hat;
d) sich nicht in einer der Lagen befindet, die in Art. 15 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 55 vom 19. März 1990 in der Fassung von Art. 1 des Gesetzes Nr. 16 vom 18. Januar 1992 vorgesehen sind.
Die Erklärung ist zusammen mit dem Formular zur Anmeldung bzw. Änderung der Umsatzsteuerdaten einzureichen, mit dem die Identifikationsdaten des Fiskalvertreters mitgeteilt werden – die Bestellung muss daher der Vergabe der Umsatzsteuernummer (eine für jede vertretene Person) vorausgehen.
Ist der Fiskalvertreter eine juristische Person, muss die Erklärung von allen im Erklärungsformular angegebenen gesetzlichen Vertretern abgegeben werden.
Bei Ersetzung oder Neubestellung eines oder mehrerer gesetzlicher Vertreter ist die Erklärung erneut zusammen mit dem jeweiligen Formular zur Anmeldung bzw. Änderung der Umsatzsteuerdaten einzureichen.
Wird die Erklärung nicht abgegeben, wird die Umsatzsteuernummer des Vertreters von Amts wegen gelöscht (siehe Punkt 2.5, Protokoll Nr. 186368 vom 17. April 2025).
Die Sicherheitsleistung
Die Sicherheit kann in folgender Form geleistet werden:
- Hinterlegung von Staatsanleihen oder staatlich garantierten Wertpapieren (wie in den der Verfügung beigefügten Mustern näher beschrieben) oder
- Versicherungsbürgschaft oder Bankbürgschaft, ausgestellt nach dem Gesetz Nr. 348/1982 in seiner jeweils geltenden Fassung.
Je nach Zahl der vertretenen Personen ist der Mindestdeckungsbetrag der Sicherheit wie folgt festgelegt:
- 30.000 € für Fiskalvertreter, die 2 bis 9 Personen vertreten;
- 100.000 € für 10 bis 50 Personen;
- 300.000 € für 51 bis 100 Personen;
- 1.000.000 € für 101 bis 1.000 Personen;
- 2.000.000 € für mehr als 1.000 Personen.
Diese Sicherheit ist zugunsten des amtierenden Direktors der zuständigen Provinzdirektion der italienischen Steuerbehörde zu stellen, die sich nach dem steuerlichen Wohnsitz der Person bestimmt, die die Rolle des Fiskalvertreters übernehmen möchte.
Sie muss für einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten ab dem Tag der Übergabe (die persönlich zu erfolgen hat) an die zuständige Provinzdirektion gültig sein und ist zusammen mit dem Formular zur Anmeldung bzw. Änderung der Umsatzsteuerdaten einzureichen.
Die Provinzdirektion prüft die Konformität der Sicherheit mit den vorgeschriebenen Anforderungen und teilt das Ergebnis dem Leistenden mit.
Ab dem Tag dieser Mitteilung ist die Person berechtigt, als Fiskalvertreter für eine Zahl von Personen tätig zu werden, die der Stufe der Sicherheit entspricht.
Steigt die Zahl der vertretenen Personen so an, dass sie in eine höhere Stufe fällt, ist eine neue Sicherheit mit dem entsprechend höheren Mindestdeckungsbetrag zu stellen.
Ausnahmen von der Pflicht zur Fiskalvertretung in Italien
Lieferungen von Gegenständen und Dienstleistungen, die zwar in Italien steuerbar sind, aber unmittelbar vom nicht ansässigen Unternehmer ausgeführt werden (auch wenn dieser für andere Umsätze vertreten wird), unterliegen nicht der Pflicht, einen Fiskalvertreter zu bestellen.
Hierzu zählen alle Umsätze, die der nicht ansässige Unternehmer unmittelbar mit italienischen Steuerpflichtigen (in Italien niedergelassene oder ansässige umsatzsteuerlich registrierte Unternehmer) ausführt, auf die der Mechanismus der Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge) Anwendung findet (Art. 17 Abs. 2 des Dekrets des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972), sowie innergemeinschaftliche Erwerbe und Lieferungen von Gegenständen.
In diesen Fällen ist der Fiskalvertreter nicht in den Umsatz eingebunden.
Allerdings wurde eine Ausnahme von dieser Regel anerkannt: Der Fiskalvertreter kann dem Erwerber bzw. Leistungsempfänger ein umsatzsteuerlich nicht relevantes Dokument ausstellen, aus dem hervorgeht, dass die auf den Umsatz entfallende Steuer von Letzterem abgeführt wird.
Dieses Dokument, das auch elektronisch ausgestellt werden kann (obwohl keine Pflicht zur Nutzung des elektronischen Rechnungssystems SdI besteht), ist zulässig „zu buchhalterischen Zwecken, aus organisatorischen Erfordernissen oder einfach, um eine klarere und transparentere Gestaltung der Beziehung zwischen den Parteien zu gewährleisten“ (Auskunft Nr. 58/2024).
In allen übrigen Fällen – d. h. bei Umsätzen mit nicht niedergelassenen Unternehmern oder mit privaten Verbrauchern – sind die Umsatzsteuerpflichten und die damit verbundenen Rechte vom nicht ansässigen Unternehmer durch den Fiskalvertreter zu erfüllen und auszuüben.
Rechnungen über diese Umsätze müssen Name, Wohnsitz oder Sitz sowohl des nicht ansässigen Unternehmers als auch des Fiskalvertreters sowie die jeweilige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.
Zur Registrierung im VIES-System verpflichtete Personen
Nach Art. 35 Abs. 7-quater des Dekrets des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972, eingeführt durch das Gesetzesvertretende Dekret Nr. 13/2024, können Nicht-EU-Unternehmer (d. h. weder in einem EU-Mitgliedstaat noch in einem EWR-Staat ansässige Unternehmer), die in Italien über einen Fiskalvertreter registriert sind, sich nunmehr im VIES-System registrieren lassen, sofern eine angemessene Sicherheit geleistet wurde.
Die Sicherheit muss, wie in der Verfügung Nr. 178713/2025 festgelegt, in Form einer Hinterlegung von Staatsanleihen oder staatlich garantierten Wertpapieren oder in Form einer Versicherungs- oder Bankbürgschaft nach Art. 1 des Gesetzes Nr. 348 vom 10. Juni 1982 in seiner jeweils geltenden Fassung mit einem Mindestdeckungsbetrag von 50.000 € geleistet werden.
Außerdem muss die Sicherheit für einen Zeitraum von mindestens 36 Monaten ab dem Tag der Übergabe (die persönlich oder durch den Fiskalvertreter erfolgen kann) an den amtierenden Direktor der zuständigen Provinzdirektion der italienischen Steuerbehörde gültig sein, die sich nach dem steuerlichen Wohnsitz des Fiskalvertreters bestimmt.
Die Sicherheit muss nach Ablauf dieser Frist nicht erneuert werden. Der Zeitpunkt der Einreichung hängt jedoch vom umsatzsteuerlichen Status des Steuerpflichtigen ab:
- wenn der Unternehmer bereits über eine Umsatzsteuernummer verfügt, ist die Sicherheit vor dem Antrag auf VIES-Registrierung einzureichen;
- wenn der Unternehmer noch keine Umsatzsteuernummer besitzt, ist die Sicherheit gleichzeitig mit dem Formular zur umsatzsteuerlichen Anmeldung einzureichen.
Der Fiskalvertreter, der der Steuerbehörde das Formular zur umsatzsteuerlichen Anmeldung oder Änderung mit der Absicht der VIES-Registrierung übermittelt, muss die Vollständigkeit der Unterlagen, die der nicht ansässige Unternehmer vorgelegt hat, und die Richtigkeit der ihm vorliegenden Angaben überprüfen (Art. 35 Abs. 7-quater des Dekrets des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972).
Die Nichterfüllung dieser Prüfpflichten zieht eine Verwaltungsstrafe von 3.000 € bis 50.000 € nach sich, und zwar nach Art. 11 Abs. 7-quinquies des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 471/1997, eingeführt durch Art. 4 des Gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 13/2024.
Der „Light“-Fiskalvertreter
Nach Art. 44 Abs. 3 des Gesetzesdekrets Nr. 331/1993 kann die Fiskalvertretung, wenn ein nicht ansässiger Steuerpflichtiger ohne Betriebsstätte in Italien ausschließlich nicht steuerbare, steuerfreie oder anderweitig nicht mit einer Steuerzahlung verbundene Umsätze ausführt, auf die Rechnungsstellungspflichten für diese Umsätze und auf die Übermittlung der INTRASTAT-Meldungen beschränkt werden, sodass die ordentlichen Registrierungs- und Erklärungspflichten entfallen.
Die Möglichkeit, diese vereinfachte Regelung in Anspruch zu nehmen, endet jedoch mit der Ausführung des ersten Umsatzes, der der ordentlichen Umsatzsteuerregelung unterliegt.
Die Zollanmeldung
Für die Abgabe einer Zollanmeldung durch einen nicht in der EU ansässigen Unternehmer über einen Zollvertreter (der folglich in der EU niedergelassen sein muss) hat das Rundschreiben Nr. 40/2021 der italienischen Zoll- und Monopolbehörde klargestellt, dass der umsatzsteuerliche Fiskalvertreter in Italien in diesem Zusammenhang „nur für Umsatzsteuerzwecke relevant ist und nicht befugt ist, eine Zollanmeldung im Namen eines nicht niedergelassenen Unternehmers abzugeben“.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist jedoch gleichwohl in Feld 44 der Zollanmeldung anzugeben, um den Pflichten nach dem Dekret des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972 nachzukommen.
Welche Haftung trifft einen Fiskalvertreter in Italien?
Hinsichtlich der Haftung des Fiskalvertreters hat der italienische Kassationsgerichtshof (Urteil Nr. 15518/2024) hervorgehoben, dass das zwischen dem nicht Ansässigen und dem Fiskalvertreter bestehende Verhältnis „in das Verhältnis des Auftrags mit Vertretungsmacht einzuordnen ist“. Der Fiskalvertreter handelt als Beauftragter des Bestellenden und haftet gesamtschuldnerisch mit diesem für etwaige Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Ausführung umsatzsteuerlich relevanter Umsätze.
Die Norm, aus der diese gesamtschuldnerische Haftung abgeleitet wird, ist insoweit Art. 17 Abs. 3 des Dekrets des Präsidenten der Republik Nr. 633/1972, wonach „der Fiskalvertreter mit dem Vertretenen gesamtschuldnerisch für die Pflichten haftet, die sich aus der Anwendung der Vorschriften über die Mehrwertsteuer ergeben“.
Die dem Fiskalvertreter zuerkannte Rechtspersönlichkeit wird jedoch als „partiell“ bezeichnet (Kassationsgerichtshof, 30.9.2016, Nr. 19482), d. h. sie beschränkt sich auf die passiven Umsätze, die ihm vom nicht ansässigen Auftraggeber (in dessen Namen und für dessen Rechnung er handelt) ausdrücklich zugewiesen wurden; diese gesamtschuldnerische Haftung entsteht „nicht schon aufgrund des bloßen Bestehens des Auftragsverhältnisses, sondern dadurch, dass tatsächlich unregelmäßige Geschäfte im Interesse des Vertretenen vorgenommen wurden, was sich aus der aktiven Beteiligung des Vertreters – auch unter Verstoß gegen den Auftrag – an den rechtswidrigen Geschäften ergibt, die der nicht ansässige Auftraggeber unmittelbar vorgenommen hat, wohingegen die bloße Kenntnis oder Erkennbarkeit solcher Geschäfte nicht ausreicht“ (Kassationsgerichtshof, Fünfte Abteilung, Beschluss Nr. 591 vom 08.01.2024).